La Communauté d’Agglomération du Nord-Grande-Terre recrute un assistant administratif h/f.
Définition du poste :
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’un Pôle. Organiser pour le Directeur du Pôle et/ou les responsable de Direction et service le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques.
Missions :
- Accueil physique et téléphonique du Pole ;
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
- Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du Directeur de Pole ;
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service ;
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion ;
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés ;
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
- Préparation et suivi de dossiers ;
- Reproduction des documents ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions ;
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax, etc…) ;
- Planification et suivi ;
- Assure la veille juridique.
Qualités et compétences requises :
- Techniques de secrétariat (dactylographie, Communication orale et écrite prise de notes, procès-verbaux, comptes rendus, dossiers, etc.) ;
- Progiciels de gestion ;
- Procédures du Pole ;
- Logiciels de bureautique ;
- Vocabulaire professionnel du Pole ;
- Procédures administratives ;
- Techniques de recherche documentaire ;
- Pratique des tableaux de bord Utiliser les outils informatiques ;
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Renseigner les interlocuteurs ;
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés ;
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Directeur du Pole ;
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat ;
- Travailler en équipe.
Conditions d’exercice :
- Travaille en bureau avec des déplacements éventuels ;
- Grande autonomie dans l’organisation de son travail ;
- Devoir de réserve et sens du service public ;
- Faire preuve de réactivité.
Cadre statutaire :
- Catégorie ;
- Filière Administrative ;
- Grade : C
- Temps complet.
Rémunération :
- Statutaire
- Régime indemnitaire adapté au grade
Candidature à adresser à :
Monsieur le Président de la CANGT
2, lotissement Vallée de Roujol – 97131 Petit-Canal
Par courriel : antoine.nubret@cangt-guadeloupe.fr
Date limite : 10/08/2022
Last modified: 11 juillet 2022